10月23日，被譽(yù)為中華民族的圓夢(mèng)橋、同心橋、自信橋、復興橋的港珠澳大橋正式開(kāi)通，它東連香港、西接珠海、澳門(mén)，主體工程是集“橋、島、隧”為一體的超大型綜合集群跨海通道，其中島隧工程是大橋的控制性工程，由沉管隧道、東西人工島三大部分組成。港珠澳大橋島隧工程（以下簡(jiǎn)稱(chēng)“島隧工程”）由中國交通建設集團有限公司（以下簡(jiǎn)稱(chēng)“中交集團”）承建，于2010年12月21日正式開(kāi)工，2018年2月6日通過(guò)交工驗收。島隧工程中沉管隧道是目前世界上綜合難度最大的沉管隧道之一。

　　迎接挑戰 檔案管理滲透每個(gè)環(huán)節

　　島隧工程是香港、澳門(mén)和珠海50余公里連接線(xiàn)的一部分，是港珠澳大橋的核心工程，也是施工技術(shù)難度最大的工程，保證項目的順利實(shí)施是對中交集團建設者的考驗，做好這個(gè)舉世矚目工程項目文件歸檔工作也是對中交集團檔案管理者的挑戰。

　　島隧工程共包括11個(gè)單位工程，工序多、體量大、工期長(cháng)，項目涉及水工、公路、建筑和其他多類(lèi)專(zhuān)項工程，項目的檔案編制工作具有諸多特點(diǎn)。該工程為合同額達131億的超大型項目，內業(yè)資料數量龐大，參與文件材料生成、收集、整理和歸檔的單位和人員數量也較多；該工程項目工期為7年，檔案形成周期長(cháng)，工程實(shí)體資料需要隨著(zhù)分項工程的完成同步進(jìn)行立卷和歸檔；港珠澳大橋標段多，島隧工程11個(gè)單位工程涉及專(zhuān)業(yè)也非常廣泛，并且檔案管理系統性強，標準化要求高，島隧工程檔案需與其他標段檔案相統一，同時(shí)島隧工程由6個(gè)工區承建，內部的各工區檔案也要統一；港珠澳大橋工程定位為世界級管理水平的項目，工程影響力大，社會(huì )關(guān)注度高，這決定了檔案管理同樣需要高標準、嚴要求，為確保資料的真實(shí)性、完整性，檔案管理實(shí)行“同步生成、同步收集、同步整理”的“三同步”時(shí)效目標和優(yōu)質(zhì)檔案的質(zhì)量目標。

　　為適應港珠澳大橋建設管理的要求，確保檔案的及時(shí)性、真實(shí)性、完整性，針對島隧工程工序多、體量大、工期長(cháng)、質(zhì)量標準及要求高、項目涉及面廣等特點(diǎn)，中交集團辦公廳主動(dòng)和交通運輸部檔案館溝通，明確歸檔要求，檔案人員到項目現場(chǎng)指導，與文件管理員建立聯(lián)系，隨時(shí)指導。中交集團港珠澳大橋島隧工程總經(jīng)理部（以下簡(jiǎn)稱(chēng)“總經(jīng)理部”）也在開(kāi)工伊始即成立了檔案工作領(lǐng)導小組，總工程師任組長(cháng)，成立檔案室，配備專(zhuān)職檔案管理人員，各部門(mén)設置兼職檔案管理員，明確崗位職責，建立了“總部全面統籌、工區為各自檔案工作責任主體”的檔案管理體系；與各工區簽訂責任狀的同時(shí)，規定項目檔案工作與工程計量支付掛鉤?？偨?jīng)理部下屬6個(gè)工區均按要求建立檔案管理組織機構及項目檔案管理網(wǎng)絡(luò )，成立了檔案管理領(lǐng)導小組和項目部檔案室，項目經(jīng)理任領(lǐng)導小組組長(cháng)，明確崗位職責，配備專(zhuān)職檔案人員，人員素質(zhì)及業(yè)務(wù)能力均滿(mǎn)足收集、歸檔、整理、立卷等工作需要。

　　總經(jīng)理部根據交通部、中交集團等檔案管理要求對項目文件歸檔的范圍、時(shí)間、質(zhì)量等作出明確規定，并結合項目實(shí)際制定了《工程竣工檔案編制管理辦法》等，以《管理制度匯編》的形式正式印發(fā)執行。為保證歸檔文件的完整、準確，總經(jīng)理部依托OA辦公平臺建立了島隧工程資料管理系統，以檔案中心為核心進(jìn)行流程審批把控。自2011年6月1日開(kāi)始，項目工程資料報審以及工程資料往來(lái)全部通過(guò)項目OA辦公系統，總經(jīng)理部中心檔案室對工程資料報審、流轉過(guò)程嚴格把關(guān)并及時(shí)跟蹤，做到了工程資料報審、傳遞規范有序，內容真實(shí)完整。

　　總經(jīng)理部通過(guò)登錄廣東省交通工程質(zhì)量安全管理系統，實(shí)時(shí)對檔案的形成、錄入、組卷過(guò)程進(jìn)行檢查指導，以動(dòng)態(tài)掌握預立卷情況，有效保證了文件歸檔工作與工程建設同步開(kāi)展，有力支撐了工程建設、質(zhì)量評定、交竣工驗收、后期維護以及經(jīng)驗總結推廣等工作。在交工驗收階段，總經(jīng)理部將交工驗收列為和現場(chǎng)施工同等重要的工作來(lái)部署和落實(shí)，將交工驗收檔案工作分為工程檔案、聲像檔案、施工總結、竣工圖四類(lèi)同步推進(jìn)，組織召開(kāi)專(zhuān)項會(huì )議，成立工作小組，確定目標和方向，細化工作計劃，實(shí)行周例會(huì )制度，進(jìn)一步加強監督檢查和考核，確保高質(zhì)量、高效率地完成交工驗收檔案工作。

　　為提升歸檔項目文件質(zhì)量，總經(jīng)理部要求各工區將專(zhuān)職檔案人員配置到位，不得隨意更換。同時(shí)，加大培訓指導力度，辦公廳積極邀請交通運輸部檔案館專(zhuān)家到項目部現場(chǎng)對竣工文件材料歸檔編制工作進(jìn)行檢查指導；總經(jīng)理部也多次邀請廣東省交通運輸信息管理中心、港珠澳大橋管理局檔案中心等上級單位對島隧項目的預立卷工作進(jìn)行檢查指導，在檢查指導的同時(shí)開(kāi)展現場(chǎng)培訓，再對發(fā)現問(wèn)題及時(shí)總結、整改，有效地控制了立卷進(jìn)度和案卷質(zhì)量，促進(jìn)了檔案預立卷工作的標準化、規范化。

　　同時(shí)，中交集團將項目檔案管理工作納入項目負責人績(jì)效考核，有效加強了中交集團直管項目文件歸檔工作管理。辦公廳制定了《中交集團直管項目文件歸檔工作考核辦法》，每年對島隧工程等直管項目文件歸檔工作進(jìn)行考核，印發(fā)考核通報，下發(fā)整改意見(jiàn)。2012年，為進(jìn)一步加強重大建設項目檔案管理工作，辦公廳將項目文件歸檔工作列入《中交集團直管項目總經(jīng)理部負責人業(yè)績(jì)考核辦法》，每年對島隧工程項目檔案管理情況進(jìn)行綜合評定，并將評定結果報業(yè)績(jì)考核部門(mén)作為直管項目部負責人業(yè)績(jì)考核的定性指標，促進(jìn)了項目部文件歸檔工作的有序開(kāi)展。

　　創(chuàng )新理念 創(chuàng )造檔案管理成功經(jīng)驗

　　島隧工程施工過(guò)程中運用了很多新思維、新理念、新做法，產(chǎn)生了眾多新工藝、新技術(shù)，使用了很多新裝備，創(chuàng )造了行業(yè)典范。為了做好這部分檔案的收集整理工作，總經(jīng)理部在項目主體工程施工完成后，按照公司領(lǐng)導和辦公廳檔案工作要求擬定計劃，要求各工區全面收集整理島隧工程前期投標、設計、科研、施工、管理等文字和影像資料。在收集的基礎上，總經(jīng)理部還要求對7年來(lái)中交集團直管超大型項目管理創(chuàng )新的做法和成果進(jìn)行總結提煉，挖掘島隧故事，塑造典型人物，整編文化案例，將這些編研成果也作為項目文件歸檔，使工程檔案成為向外界展示我國交通工程建設成就的又一個(gè)重要窗口。

　　港珠澳大橋島隧工程檔案形成了一系列成功的管理經(jīng)驗，集中表現在領(lǐng)導重視、及時(shí)和業(yè)主溝通、將項目檔案管理工作納入項目負責人績(jì)效考核、文件歸檔工作與工程建設“四同步”、充分利用信息化手段5個(gè)方面。

　　在領(lǐng)導重視方面，項目部總經(jīng)理親自抓文件歸檔工作，對文件管理提出系列要求，從各方面提供保障。

　　在及時(shí)和業(yè)主溝通、明確業(yè)主對項目文件歸檔要求、指導項目文件歸檔工作方面，集團辦公廳積極主動(dòng)與交通運輸部、港珠澳大橋管理局等單位的檔案部門(mén)溝通，明確歸檔要求，適時(shí)邀請檔案專(zhuān)家到項目部現場(chǎng)對竣工文件材料歸檔編制工作進(jìn)行檢查、培訓、指導，確保歸檔項目文件符合各項要求。

　　在將項目檔案管理工作納入項目負責人績(jì)效考核方面，文件歸檔工作做到“三納入”，即納入項目領(lǐng)導工作議事日程，納入項目規章制度，納入項目人員崗位和經(jīng)濟責任制。將項目文件歸檔工作列入《中交集團直管項目總經(jīng)理部負責人業(yè)績(jì)考核辦法》，每年將項目文件歸檔工作的考核結果作為項目負責人績(jì)效考核依據之一，對提高項目檔案管理水平起到了積極促進(jìn)作用。

　　在文件歸檔工作與工程建設“四同步”方面，下達項目計劃任務(wù)的同時(shí)提出項目文件的歸檔要求，檢查項目計劃進(jìn)度的同時(shí)檢查項目文件積累情況，驗收項目的同時(shí)驗收項目文件歸檔情況，項目總結的同時(shí)做好項目文件歸檔交接。

　　在充分利用信息化手段、檔案人員集中把控資料收集方面，建立分類(lèi)較為齊全的專(zhuān)門(mén)的項目資料收集庫，由專(zhuān)人負責資料收集；對有關(guān)質(zhì)量、進(jìn)度、費用、安全控制方面需要報審的文件，由檔案中心人員把控內部審批流程后報出，確保了竣工資料的及時(shí)收集歸檔。

　　原載于《中國檔案報》2018年11月19日 總第3299期 第一版