《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規劃》要求進(jìn)一步提升建設項目電子文件歸檔和電子檔案管理水平，推動(dòng)建設項目電子文件歸檔和電子檔案管理持續發(fā)展。此外，《規劃》還要求以規范化、科學(xué)化管理為核心，明確相關(guān)單位和人員權責，并形成從建設項目電子文件的“形成、流轉、歸檔”到電子檔案的“移交、保管、利用”等全過(guò)程管理體系。

　　甘肅民航機場(chǎng)集團聯(lián)合譯筑科技搭建工程項目管理系統，并在蘭州中川國際機場(chǎng)三期擴建項目上開(kāi)展電子資料應用試點(diǎn)工作。截至目前，相關(guān)工作已取得階段性成果，平臺應用13個(gè)月時(shí)間，已有12256份電子資料。雙方致力于在甘肅省內推廣逐步舍棄紙質(zhì)資料，移至線(xiàn)上流轉，形成工程全過(guò)程電子資料管理的模式。

　　為什么要做電子資料?

　　由于蘭州中川國際機場(chǎng)三期擴建項目體量龐大，參建單位眾多，倘若傳統的工程文檔管理模式應用于本項目將存在諸多弊端，包括：工程資料監管難、簽批和流轉節點(diǎn)多、難以整合歸檔等問(wèn)題。

　　本項目要求全員參與工程項目管理系統應用，包括建設單位、設計、勘察、試驗、監理、施工等41家參建單位，626位參與人員。甘肅民航通過(guò)平臺搭建了組織架構體系，將各單位、各單位工程、各單位下屬的各部門(mén)、各部門(mén)下屬的各成員職責統一管理，并通過(guò)完善的權限管控機制給予不同單位的不同人員特定的權限。

　　組織架構體系

權限管控體系

　　電子資料有什么好處?

　　第一，確保工程資料的真實(shí)性，無(wú)人能代簽資料、滯后做假資料;

　　第二，確保工程資料的時(shí)效性;

　　第三，確保工程資料的可追溯性;

　　第四，提升項目的管理效率;

　　第五，提升工程資料的共享性。

　　電子資料的創(chuàng )建、流轉、歸檔流程

　　資料審批就好似可與BIM模型關(guān)聯(lián)的工程建設OA管理系統，可通過(guò)自定義工作流與傳統文檔相結合的形式，利用電子文件每一個(gè)單元格的變量，控制實(shí)現預先設定需流轉文件可填寫(xiě)的內容與樣式。

　　管理員按規范設定資料的審批節點(diǎn)，相關(guān)審批人員可通過(guò)移動(dòng)設備、PC端或網(wǎng)頁(yè)端進(jìn)行資料審批，并加入電子簽名和電子印章。

　　隨后，審批完成的各類(lèi)資料可自動(dòng)被歸入預先設定的相關(guān)資料管理文件夾中，方便人員追溯及整理竣工資料。

　　電子文檔的在線(xiàn)制作、流轉、簽批和歸檔的全過(guò)程管理極大地降低了人員資料簽批的流轉時(shí)間和難度。另外，通過(guò)與BIM技術(shù)的深度融合，平臺可助力實(shí)現資料的利用與查閱。

　　本項目將全部表單資料進(jìn)行分類(lèi)，有日志、各部門(mén)用表，甚至細化到公務(wù)用車(chē)的燃油管理等，都通過(guò)資料審批功能實(shí)現在線(xiàn)流轉。此外，甘肅民航還將常用表單自定義為功能，更便于項目人員的應用。

表單匯總

常用表單可自定義功能

　　1、表單模板創(chuàng )建

　　資料表單可分為自定義表單及通用表單。其中，自定義表單用于各參建單位內部非制式用表，可自定義設置表單格式、表單簽批流程。而通用表單則用于工程資料的簽批，主要針對國家及地方規定的制式工程資料表單，可自定義設置簽批流程。此外，簽批流程中，各參建單位可根據實(shí)際審批節點(diǎn)自行設定實(shí)際簽批人員。

表單模板設置

審批流程及審批人設置

支持多條線(xiàn)復雜流程設置

　　2、電子簽名與印章上傳

　　電子印章可上傳至平臺庫，如本項目的電子印章包含各標段及一些關(guān)鍵項目經(jīng)理和總監的職業(yè)印章。上傳后，每個(gè)審批節點(diǎn)的負責人在審批時(shí)可直接插入自己的電子簽名和權限劃分的電子印章。

電子印章庫

　　3、表單資料流轉與審批

　　以下圖的付款申請界面為例，當前是平臺填寫(xiě)完畢的表單樣式。此表格審批流程非常復雜，近20人參與了相關(guān)審批工作。表單在流轉到對應審批節點(diǎn)的負責人時(shí)，平臺會(huì )自動(dòng)推送提醒。

付款申請流轉圖

　　在表單的全部流程都審批完畢后，導出的表單樣式與傳統制式資料是相同的。

表單樣式一致

　　4、電子資料歸檔

　　平臺內可按各專(zhuān)業(yè)規范要求自定義設置多層級歸檔目錄，如本項目資料分為：工程資料、疫情防控資料、人員車(chē)輛備案資料等。各分類(lèi)資料均由線(xiàn)上審批完成的資料自動(dòng)歸檔形成，歸檔格式可設置為doc、xls格式或自動(dòng)轉換為pdf格式。

資料文件夾

　　系統歸檔的資料可實(shí)現所見(jiàn)即所得，完全與相關(guān)規范要求中的制式表格相一致。

資料歸檔預覽查看

　　5、電子資料利用

　　本項目平臺基于BIM技術(shù)進(jìn)行開(kāi)發(fā)，項目電子文檔可以與BIM技術(shù)充分結合，利用BIM技術(shù)的可視性和模擬性快速進(jìn)行資料查閱和統計。

資料與模型關(guān)聯(lián)

　　6、更加豐富的應用場(chǎng)景

　　甘肅民航將常用表單自定義為功能，更便于項目人員應用，如本項目中的飛行區實(shí)驗記錄和航站區實(shí)驗記錄是甘肅民航根據項目需求通過(guò)零代碼形式自建的臺賬功能模塊。

臺賬自定義為功能

　　有工程管理經(jīng)驗的人都知道：實(shí)驗室從現場(chǎng)取完樣到出實(shí)驗報告的數據會(huì )有一段數據真空期，一般會(huì )在1-1.5個(gè)月后才會(huì )出實(shí)驗報告。那么實(shí)驗結果到底應如何把控呢?或者有時(shí)候實(shí)驗室只是口頭跟現場(chǎng)的人員傳達實(shí)驗報告，如果最后出了問(wèn)題，這個(gè)責任應由誰(shuí)來(lái)承擔呢?

　　針對這類(lèi)問(wèn)題，并考慮到本項目的龐大體量，甘肅民航用自定義臺賬功能做了一個(gè)實(shí)驗記錄功能。其主要是給實(shí)驗檢測人員在現場(chǎng)取完樣后的24小時(shí)內將當天取樣的結果填在實(shí)驗記錄中(可抽取結果的一些實(shí)驗內容)，同時(shí)將平臺的電子簽名用作實(shí)驗結果填寫(xiě)人員的確認。

　　下圖的實(shí)驗臺賬中顯示了各類(lèi)實(shí)驗重點(diǎn)數據，包括：實(shí)驗人的簽字、實(shí)驗數據等。相關(guān)數據可以導出、分享、做批量操作，臺賬也可以隨時(shí)更新。

臺賬應用

　　在設置臺賬時(shí)，管理員可自行設定臺賬更新的權限，且臺賬每次更新后會(huì )推送給負責人，非常方便實(shí)用。

　　實(shí)驗室或施工單位人員每天填完臺賬后，會(huì )自動(dòng)推送給建設單位和施工單位負責質(zhì)量的管理人員，并可實(shí)時(shí)查看，從而切實(shí)有效地提高工作效率。

臺賬查看與填寫(xiě)

　　對于項目?jì)炔康墓芾砗图追絹?lái)說(shuō)，實(shí)驗記錄只要在平臺上傳了，就代表是實(shí)驗室認可的數據，后續一旦有問(wèn)題，會(huì )直接追究實(shí)驗室的責任，而不是追究其他參建單位。

　　總結與展望

　　在推進(jìn)本項目工程資料電子化的工作過(guò)程中，甘肅民航也遇到了客觀(guān)存在的問(wèn)題。比如：由于各級檔案館均無(wú)電子資料接收的載體和規范，無(wú)法給本項目明確具體的電子資料要求，所以導致參建各方需要制備兩套資料的情況。即線(xiàn)上流轉一套工程文檔，線(xiàn)下制作一套紙質(zhì)版資料。另外，由于本工程涉及行業(yè)及專(zhuān)業(yè)眾多，包括民航、房建、市政、石油、道橋等多個(gè)專(zhuān)業(yè)，相關(guān)文檔編寫(xiě)方面各專(zhuān)業(yè)之間也沒(méi)有統一的文檔編寫(xiě)規范，且工程文檔樣式五花八門(mén)，較難做到統一。

　　盡管存在問(wèn)題，但是甘肅民航在切身實(shí)踐后感覺(jué)電子資料仍然比紙質(zhì)資料方便快捷得多，能夠全面覆蓋項目所有參建單位及管理人員。一旦線(xiàn)上資料接收的載體和規范確定，甘肅民航即可不再接收線(xiàn)下紙質(zhì)材料，也無(wú)需再制作一套紙質(zhì)版資料。

　　使用電子資料有諸多好處：

　　1)使業(yè)主對總包和分包的工作質(zhì)量監管更為方便;

　　2)現場(chǎng)資料歸檔更準確、調取更便捷;

　　3)信息從“點(diǎn)-點(diǎn)”到“點(diǎn)-面”的傳遞更有效率;

　　4)文件流轉門(mén)檻更低、從電腦軟件到手機均可流轉。

　　后續為了進(jìn)一步實(shí)現本項目的規范化電子資料管理工作，甘肅民航將聯(lián)合譯筑科技按需對現有工程項目管理系統進(jìn)行軟件和硬件的升級開(kāi)發(fā)。相關(guān)開(kāi)發(fā)方向主要為電子文檔的安全性、電子簽名和電子印章的合法性、電子文檔的自動(dòng)索引和統計方面以及電子文檔數據庫的穩定性。同時(shí)甘肅民航還會(huì )研究基于大數據、云計算等方面的技術(shù)，形成企業(yè)乃至地區的電子文檔數據庫，并能通過(guò)BI系統自動(dòng)分析統計電子文檔中的相關(guān)數據，為未來(lái)的相關(guān)項目提供數據支撐，助力建筑項目數字化轉型升級。

　　“我認為行業(yè)未來(lái)趨勢是電子資料，所以我們也在共同努力。電子資料一直是我們跟譯筑合作中最重點(diǎn)的模塊之一。同時(shí)，我們也希望兩家公司能夠致力于把無(wú)紙化資料推廣下去，力爭走在行業(yè)前列?！备拭C省民航置業(yè)投資有限公司徐爽如是說(shuō)。(素材供稿：徐爽 甘肅省民航置業(yè)投資有限公司-BIM事業(yè)部技術(shù)總監)