《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》要求進一步提升建設項目電子文件歸檔和電子檔案管理水平，推動建設項目電子文件歸檔和電子檔案管理持續(xù)發(fā)展。此外，《規(guī)劃》還要求以規(guī)范化、科學化管理為核心，明確相關單位和人員權責，并形成從建設項目電子文件的“形成、流轉、歸檔”到電子檔案的“移交、保管、利用”等全過程管理體系。

　　甘肅民航機場集團聯合譯筑科技搭建工程項目管理系統(tǒng)，并在蘭州中川國際機場三期擴建項目上開展電子資料應用試點工作。截至目前，相關工作已取得階段性成果，平臺應用13個月時間，已有12256份電子資料。雙方致力于在甘肅省內推廣逐步舍棄紙質資料，移至線上流轉，形成工程全過程電子資料管理的模式。

　　為什么要做電子資料?

　　由于蘭州中川國際機場三期擴建項目體量龐大，參建單位眾多，倘若傳統(tǒng)的工程文檔管理模式應用于本項目將存在諸多弊端，包括：工程資料監(jiān)管難、簽批和流轉節(jié)點多、難以整合歸檔等問題。

　　本項目要求全員參與工程項目管理系統(tǒng)應用，包括建設單位、設計、勘察、試驗、監(jiān)理、施工等41家參建單位，626位參與人員。甘肅民航通過平臺搭建了組織架構體系，將各單位、各單位工程、各單位下屬的各部門、各部門下屬的各成員職責統(tǒng)一管理，并通過完善的權限管控機制給予不同單位的不同人員特定的權限。

　　組織架構體系

權限管控體系

　　電子資料有什么好處?

　　第一，確保工程資料的真實性，無人能代簽資料、滯后做假資料;

　　第二，確保工程資料的時效性;

　　第三，確保工程資料的可追溯性;

　　第四，提升項目的管理效率;

　　第五，提升工程資料的共享性。

　　電子資料的創(chuàng)建、流轉、歸檔流程

　　資料審批就好似可與BIM模型關聯的工程建設OA管理系統(tǒng)，可通過自定義工作流與傳統(tǒng)文檔相結合的形式，利用電子文件每一個單元格的變量，控制實現預先設定需流轉文件可填寫的內容與樣式。

　　管理員按規(guī)范設定資料的審批節(jié)點，相關審批人員可通過移動設備、PC端或網頁端進行資料審批，并加入電子簽名和電子印章。

　　隨后，審批完成的各類資料可自動被歸入預先設定的相關資料管理文件夾中，方便人員追溯及整理竣工資料。

　　電子文檔的在線制作、流轉、簽批和歸檔的全過程管理極大地降低了人員資料簽批的流轉時間和難度。另外，通過與BIM技術的深度融合，平臺可助力實現資料的利用與查閱。

　　本項目將全部表單資料進行分類，有日志、各部門用表，甚至細化到公務用車的燃油管理等，都通過資料審批功能實現在線流轉。此外，甘肅民航還將常用表單自定義為功能，更便于項目人員的應用。

表單匯總

常用表單可自定義功能

　　1、表單模板創(chuàng)建

　　資料表單可分為自定義表單及通用表單。其中，自定義表單用于各參建單位內部非制式用表，可自定義設置表單格式、表單簽批流程。而通用表單則用于工程資料的簽批，主要針對國家及地方規(guī)定的制式工程資料表單，可自定義設置簽批流程。此外，簽批流程中，各參建單位可根據實際審批節(jié)點自行設定實際簽批人員。

表單模板設置

審批流程及審批人設置

支持多條線復雜流程設置

　　2、電子簽名與印章上傳

　　電子印章可上傳至平臺庫，如本項目的電子印章包含各標段及一些關鍵項目經理和總監(jiān)的職業(yè)印章。上傳后，每個審批節(jié)點的負責人在審批時可直接插入自己的電子簽名和權限劃分的電子印章。

電子印章庫

　　3、表單資料流轉與審批

　　以下圖的付款申請界面為例，當前是平臺填寫完畢的表單樣式。此表格審批流程非常復雜，近20人參與了相關審批工作。表單在流轉到對應審批節(jié)點的負責人時，平臺會自動推送提醒。

付款申請流轉圖

　　在表單的全部流程都審批完畢后，導出的表單樣式與傳統(tǒng)制式資料是相同的。

表單樣式一致

　　4、電子資料歸檔

　　平臺內可按各專業(yè)規(guī)范要求自定義設置多層級歸檔目錄，如本項目資料分為：工程資料、疫情防控資料、人員車輛備案資料等。各分類資料均由線上審批完成的資料自動歸檔形成，歸檔格式可設置為doc、xls格式或自動轉換為pdf格式。

資料文件夾

　　系統(tǒng)歸檔的資料可實現所見即所得，完全與相關規(guī)范要求中的制式表格相一致。

資料歸檔預覽查看

　　5、電子資料利用

　　本項目平臺基于BIM技術進行開發(fā)，項目電子文檔可以與BIM技術充分結合，利用BIM技術的可視性和模擬性快速進行資料查閱和統(tǒng)計。

資料與模型關聯

　　6、更加豐富的應用場景

　　甘肅民航將常用表單自定義為功能，更便于項目人員應用，如本項目中的飛行區(qū)實驗記錄和航站區(qū)實驗記錄是甘肅民航根據項目需求通過零代碼形式自建的臺賬功能模塊。

臺賬自定義為功能

　　有工程管理經驗的人都知道：實驗室從現場取完樣到出實驗報告的數據會有一段數據真空期，一般會在1-1.5個月后才會出實驗報告。那么實驗結果到底應如何把控呢?或者有時候實驗室只是口頭跟現場的人員傳達實驗報告，如果最后出了問題，這個責任應由誰來承擔呢?

　　針對這類問題，并考慮到本項目的龐大體量，甘肅民航用自定義臺賬功能做了一個實驗記錄功能。其主要是給實驗檢測人員在現場取完樣后的24小時內將當天取樣的結果填在實驗記錄中(可抽取結果的一些實驗內容)，同時將平臺的電子簽名用作實驗結果填寫人員的確認。

　　下圖的實驗臺賬中顯示了各類實驗重點數據，包括：實驗人的簽字、實驗數據等。相關數據可以導出、分享、做批量操作，臺賬也可以隨時更新。

臺賬應用

　　在設置臺賬時，管理員可自行設定臺賬更新的權限，且臺賬每次更新后會推送給負責人，非常方便實用。

　　實驗室或施工單位人員每天填完臺賬后，會自動推送給建設單位和施工單位負責質量的管理人員，并可實時查看，從而切實有效地提高工作效率。

臺賬查看與填寫

　　對于項目內部的管理和甲方來說，實驗記錄只要在平臺上傳了，就代表是實驗室認可的數據，后續(xù)一旦有問題，會直接追究實驗室的責任，而不是追究其他參建單位。

　　總結與展望

　　在推進本項目工程資料電子化的工作過程中，甘肅民航也遇到了客觀存在的問題。比如：由于各級檔案館均無電子資料接收的載體和規(guī)范，無法給本項目明確具體的電子資料要求，所以導致參建各方需要制備兩套資料的情況。即線上流轉一套工程文檔，線下制作一套紙質版資料。另外，由于本工程涉及行業(yè)及專業(yè)眾多，包括民航、房建、市政、石油、道橋等多個專業(yè)，相關文檔編寫方面各專業(yè)之間也沒有統(tǒng)一的文檔編寫規(guī)范，且工程文檔樣式五花八門，較難做到統(tǒng)一。

　　盡管存在問題，但是甘肅民航在切身實踐后感覺電子資料仍然比紙質資料方便快捷得多，能夠全面覆蓋項目所有參建單位及管理人員。一旦線上資料接收的載體和規(guī)范確定，甘肅民航即可不再接收線下紙質材料，也無需再制作一套紙質版資料。

　　使用電子資料有諸多好處：

　　1)使業(yè)主對總包和分包的工作質量監(jiān)管更為方便;

　　2)現場資料歸檔更準確、調取更便捷;

　　3)信息從“點-點”到“點-面”的傳遞更有效率;

　　4)文件流轉門檻更低、從電腦軟件到手機均可流轉。

　　后續(xù)為了進一步實現本項目的規(guī)范化電子資料管理工作，甘肅民航將聯合譯筑科技按需對現有工程項目管理系統(tǒng)進行軟件和硬件的升級開發(fā)。相關開發(fā)方向主要為電子文檔的安全性、電子簽名和電子印章的合法性、電子文檔的自動索引和統(tǒng)計方面以及電子文檔數據庫的穩(wěn)定性。同時甘肅民航還會研究基于大數據、云計算等方面的技術，形成企業(yè)乃至地區(qū)的電子文檔數據庫，并能通過BI系統(tǒng)自動分析統(tǒng)計電子文檔中的相關數據，為未來的相關項目提供數據支撐，助力建筑項目數字化轉型升級。

　　“我認為行業(yè)未來趨勢是電子資料，所以我們也在共同努力。電子資料一直是我們跟譯筑合作中最重點的模塊之一。同時，我們也希望兩家公司能夠致力于把無紙化資料推廣下去，力爭走在行業(yè)前列。”甘肅省民航置業(yè)投資有限公司徐爽如是說。(素材供稿：徐爽 甘肅省民航置業(yè)投資有限公司-BIM事業(yè)部技術總監(jiān))