政府機關(guān)和國企的日常工作常常圍著(zhù)公文轉，發(fā)布通知、下達任務(wù)、請示工作、記錄會(huì )議全靠公文，對效率和安全的重視，也讓公文管理方式不斷轉變：
　　1.原始的紙質(zhì)化階段：公文內容的起草、審核、用印全靠人工，傳輸靠快遞，公文積壓、效率低成為常態(tài)，管理成本居高不下。
　　2.過(guò)去的半電子化階段：信息化管理盛行，許多組織借助辦公軟件實(shí)現了公文線(xiàn)上擬稿、審核和套紅，但是“蓋章”仍在線(xiàn)下，用章難題依舊難解。
　　3.現在的全程電子化階段：引入電子印章將蓋章、簽字搬到線(xiàn)上，在半電子化的基礎上徹底打通公文電子體系，實(shí)現全程無(wú)紙化管理。
　　智簽云可以連接OA辦公系統、公文管理系統，為組織公文簽發(fā)提供集“擬稿、簽發(fā)、套紅、用印、打印、簽收”于一體的智能化公文服務(wù)。提升公文內、外流轉效率，徹底改變組織無(wú)序、低效、麻煩的公文管理狀態(tài)。
　　（發(fā)文周期縮短95%）
　　首先，借助電子印章解決蓋章難題
　　傳統實(shí)體印章實(shí)地紙質(zhì)蓋章方式帶來(lái)的用章難問(wèn)題，是當前組織公文管理中的核心難題。
　　智簽云電子簽平臺可以幫助政府機關(guān)和國企單位制作和管理具有法律效力的電子印章，一個(gè)平臺就能對所有印章進(jìn)行全過(guò)程管理和使用監控。
　　（電子印章臺帳）
　　印章統一調用：和線(xiàn)下填單、簽字申請用章不同，智簽云可以與OA的電子流程接通，各類(lèi)業(yè)務(wù)中的公文蓋章需求，全部通過(guò)流程上報、審核。不僅隨用隨調，還能確保印章安全。
　　用章全程記錄：為了確保每次發(fā)文蓋章的真實(shí)性，智簽云可以為組織提供用章日志，詳細記錄每枚印章的具體使用過(guò)程，防止盜章、冒用帶來(lái)的假消息風(fēng)險。
　　（用印記錄）
　　接著(zhù)，全過(guò)程應用服務(wù)，收、發(fā)便捷
　　圍繞組織內部發(fā)文流程，一對一化解各個(gè)環(huán)節的管理難題，給公文流轉提速。
　　1、擬稿便捷
　　政府機關(guān)和國企單位對公文的編排要求嚴格，借助智簽云進(jìn)行電子擬稿可以全程確保格式合規、內容安全。
　　提供在線(xiàn)模板
　　“命令、決議、指示、公告、函、通知等”15種公文都能在智簽云提前設置編輯模板，起草中直接根據需求套用模板，在系統內就能實(shí)現在線(xiàn)編輯。
　　（模板庫）
　　支持版本控制
　　公文在擬稿和核稿過(guò)程中會(huì )進(jìn)行多次修改，這就會(huì )出現版本問(wèn)題，為了方便識別和追溯，智簽云平臺可以記錄所有文件信息，隨時(shí)還原和查看各類(lèi)歷史版本文件。
　　實(shí)現修改留痕
　　為了提高內容的安全性，智簽云可以對公文內容進(jìn)行修改記錄，每次修改的操作人、修改時(shí)間以及具體的修改信息等都有記錄，隨時(shí)核查、追溯，確保操作留痕。
　　（修改留痕）
　　2、簽發(fā)安全
　　公文簽發(fā)環(huán)節需要領(lǐng)導審批簽字完成蓋章，為了實(shí)現高效、安全地發(fā)文，智簽云電子簽章可以提供驗簽和身份驗真服務(wù)，確保簽發(fā)可靠。
　　隨時(shí)移動(dòng)簽發(fā)
　　為了提升公文簽發(fā)效率，智簽云可以提供移動(dòng)簽署服務(wù)，在簽發(fā)過(guò)程中，無(wú)論領(lǐng)導是否在公司，隨時(shí)用手機就能簽字、蓋章，保留簽字痕跡，方便又安全。
　　確保真實(shí)身份
　　為了避免代簽、盜簽風(fēng)險，明確簽署人身份非常關(guān)鍵。智簽云可以在簽發(fā)公文環(huán)節對簽署人進(jìn)行二次驗真，借助短信驗證碼、指紋、動(dòng)態(tài)令牌和人臉識別等技術(shù)確保簽署人真實(shí)意愿，防止扯皮、抵賴(lài)。
　　（密碼二次確認）
　　全程簽章驗真
　　印章的真實(shí)性是驗證公文的核心環(huán)節，智簽云提供的每個(gè)簽名和印章都有權威CA機構頒發(fā)的數字證書(shū)，隨時(shí)都能查明印章和簽署人的身份，全程確保安全發(fā)文。
　　（權威證書(shū)全程驗真）
　　3、套紅自動(dòng)
　　公文套紅是發(fā)文中的重要環(huán)節之一，為了提升發(fā)文效率，智簽云電子合同可以為組織提供自動(dòng)套紅服務(wù)。
　　發(fā)文內容確認簽發(fā)后，在電子流程的驅動(dòng)下文件可以智能抓取關(guān)鍵信息，完成自動(dòng)套紅，全程無(wú)需人工操作，格式規范、速度快。
　　（自動(dòng)套紅）
　　4、用印智能
　　以電子印章替換實(shí)體印章，以透明的線(xiàn)上簽署方式確保用印中的印章和內容安全。
　　統一PDF格式更規范
　　公文電子化簽署過(guò)程中，整個(gè)公文內容都在線(xiàn)上實(shí)現流轉，為了確保整個(gè)過(guò)程中內容不被篡改，智簽云電子合同可以在蓋章環(huán)節自動(dòng)將審核確認的公文自動(dòng)轉換成國家標準的PDF格式，文件更加正式，不易篡改。
　　（pdf格式自動(dòng)蓋章）
　　明確印章使用權限
　　為了改變實(shí)體印章無(wú)序的使用狀態(tài)，智簽云電子合同可以對組織的所有電子印章進(jìn)行使用權限設置，控制使用人員，提升使用安全性。
　　多部門(mén)聯(lián)合用印更方便
　　在許多對外發(fā)文的過(guò)程中常常涉及多個(gè)部門(mén)，為了提升審核蓋章的效率，智簽云電子合同可以借助OA系統的流程對蓋章流程進(jìn)行聯(lián)合用印設置，一條流程幾分鐘就能實(shí)現多個(gè)部門(mén)的同步用章，無(wú)需輾轉跑腿，提升發(fā)文效率。
　　（聯(lián)合用印）
　　5、打印防泄
　　蓋完章的文件有時(shí)候需要下發(fā)到多個(gè)區域，打印傳閱的過(guò)程中，智簽云電子合同防偽打印功能可以加強文件管控力，防止文件外泄、防止內容篡改。
　　限制打印份數
　　每次打印都要經(jīng)過(guò)流程審批同意，精確控制打印人、打印份數、輸出地等信息，防止重要公文信息被泄漏，提升內控能力。
　　（打印設置）
　　內容防偽防篡改
　　智簽云的防偽打印機可以對打印出的文件添加文字水印、二維碼、光柵防偽碼、騎縫章等多種防偽技術(shù)，保證紙質(zhì)文件和線(xiàn)上審批的文件一致，不會(huì )被篡改或者偷換頁(yè)。進(jìn)一步保證了公文的合規性。
　　線(xiàn)下專(zhuān)人領(lǐng)取
　　為了防止文件在打印中被外泄，員工必須憑借審核派發(fā)的“打印碼”或者指定的“員工卡”打印領(lǐng)取文件，一對一操作，確保文件安全，保證發(fā)文環(huán)節可控。
　　（制定位置、獲取打印碼）
　　6、簽收驗真
　　在各個(gè)組織上、下行文的業(yè)務(wù)場(chǎng)景中，有時(shí)可能是外部來(lái)文，怎樣在第一時(shí)間確認公文的來(lái)源和可靠性是每次收文的必要環(huán)節?，F在智簽云平臺可以直接提供驗證服務(wù)。
　　您可以直接將來(lái)文上傳至智簽云進(jìn)行驗證，如果已經(jīng)和公文系統集成，收文的同時(shí)就能自動(dòng)檢驗文件的簽名和印章的真實(shí)性。確保文件來(lái)源、文件內容、文件印章真實(shí)。
　　智簽云公文電子化簽署實(shí)施優(yōu)勢
　　加強印章合規管控：印章電子化后納入系統進(jìn)行統一管理，從權限、流程、審計等多方面進(jìn)行管控和監控。
　　節省人力物力成本：節省線(xiàn)下文件內容檢查、文件快遞所需的大量人工、紙張和快遞費，實(shí)現輕松發(fā)文。
　　確保真實(shí)和安全：從內容防篡改到身份全程驗真，確保真實(shí)意愿，全程監控，及時(shí)記錄每次改動(dòng)，便核查。