“大型集團企業(yè)的數字化采購是一項復雜的系統工程，從最初級的的渠道數字化，到流程管控數字化，再到供應商管理數字化……58集團用了近10年時(shí)間來(lái)不斷優(yōu)化采購管理方式?！弊鳛樵?8集團的采購基建副總裁，Sophia分享了她對于采購數字化的理解。

　　Sophia是一位不折不扣的采購老兵，其職業(yè)生涯超過(guò)30年，其中有27年的工作時(shí)間做著(zhù)和企業(yè)采購有關(guān)的工作。早在1995年，她在一家外企負責市場(chǎng)營(yíng)銷(xiāo)的工作，當時(shí)公司并沒(méi)有完備的職能部門(mén)，其所在的部門(mén)有大量的營(yíng)銷(xiāo)物資采購需求，包括隨身聽(tīng)、山地車(chē)等禮品，這部分都是Sophia在負責。隨后她又轉戰百度和58集團，負責行政采購和集團采購的管理。特別是在58集團期間，她作為集團行政和采購的“一把手”，用了近10年時(shí)間一手主導并推動(dòng)了58集團的采購數字化轉型。

　　Sophia表示，“采購數字化的概念差不多是從2012年出現的，彼時(shí)正好也是消費電商興起的時(shí)間點(diǎn)。58集團作為一家互聯(lián)網(wǎng)企業(yè)，天生就有著(zhù)數字化的基因，我們也是行業(yè)里最早開(kāi)始嘗試采購數字化的企業(yè)之一。當然在采購數字化早期，大家都處在‘摸著(zhù)石頭過(guò)河’的狀態(tài)。58集團的采購數字化也經(jīng)歷了‘由淺入深’的一個(gè)過(guò)程?！?br />
　　第一步：通過(guò)渠道數字化擴大選品范圍、提高價(jià)格透明度

　　58集團最先實(shí)現的是采購渠道數字化。在電商模式出現以前，傳統采購主要依賴(lài)線(xiàn)下渠道，2000年的時(shí)候，采購人員需要前往不同的商場(chǎng)店鋪進(jìn)行詢(xún)價(jià)，確認供應商后再下單，交付完成后開(kāi)具發(fā)票進(jìn)行付款?！爱敃r(shí)，對于商品的選擇余地是很小的，要取決于商場(chǎng)是否有貨，有什么顏色。后期，有了供應商會(huì )給提供稍微多一些的選擇，但這樣的采購方式不僅會(huì )耗費采購人巨大的精力，而且商品選擇范圍有限、價(jià)格透明度也很難保障?！盨ophia說(shuō)道。

　　于是58集團早在2017年就開(kāi)始和京東合作，通過(guò)跨平臺技術(shù)將京東VOP接入到內部采購平臺中?！耙跃〇|為代表的合作伙伴們一大特點(diǎn)就是品類(lèi)豐富，如果說(shuō)線(xiàn)下是貨比3家，線(xiàn)上就是貨比千家，不僅極大擴充了商品選擇范圍，更重要的是價(jià)格更透明了?！?br />
　　第二步：通過(guò)流程數字化減少采購失誤率、提升工作效率

　　如何選品、如何下單僅僅是采購工作的一小部分，特別是在58這樣的大型集團，采購還涉及大量的財務(wù)管理、業(yè)務(wù)溝通工作，如何讓數字化在這些環(huán)節發(fā)揮價(jià)值，也是Sophia思考的命題。

　　Sophia首先用兩個(gè)故事展示流程在采購管理中的重要性?！叭粘２少徶?#xff0c;大量的采購需求是由業(yè)務(wù)部門(mén)發(fā)起并付款的。但過(guò)去很多業(yè)務(wù)人員缺乏預算意識，這就導致業(yè)務(wù)部門(mén)在沒(méi)有足夠預算的情況下發(fā)起了采購流程，結果到簽合同、付款時(shí)被財務(wù)告知預算不足?！绷硪粋€(gè)案例則是關(guān)于溝通效率。有時(shí)候業(yè)務(wù)部門(mén)會(huì )在線(xiàn)上采購平臺提前查好需要采購的目標商品，然后將截圖發(fā)給采購部，再由采購人員去重新檢索、下單。由于58集團業(yè)務(wù)部門(mén)眾多，有時(shí)候會(huì )出現一天發(fā)送幾百個(gè)截圖的情況，這樣重復檢索、再下單的過(guò)程會(huì )浪費大量的人力。

　　為了從根源上解決這樣的流程問(wèn)題，58集團利用VOP智能采購系統，通過(guò)云計算、大數據、電商平臺技術(shù)、財務(wù)管理技術(shù)將事前預算編制、計劃備案，事中線(xiàn)上采購，事后履約驗收、以及資產(chǎn)入庫等環(huán)節進(jìn)行全流程數據打通，實(shí)現采購全流程數字化。Sophia表示，“現在我們的業(yè)務(wù)人員在系統上發(fā)起采購需求時(shí)，不僅能夠直接看到對應項目的剩余預算，還能夠在選好商品后直接發(fā)起審批流程交由采購審批，付款時(shí)預算不足、重復檢索下單這樣的情況也徹底成為了‘過(guò)去式’，大幅提升了采購工作的效率?！?br />
　　第三步：通過(guò)供應商管理數字化讓供需匹配更精準

　　58集團采購數字化的第三步，則是對于供應商管理。Sophia介紹，在行政采購之外，58集團還有大量的專(zhuān)業(yè)類(lèi)商品采購，比如IDC機房服務(wù)器、外呼服務(wù)、短信群發(fā)等。這些專(zhuān)業(yè)商品采購仍需要通過(guò)傳統的招投標采購。在這一過(guò)程中，就涉及大量的供應商詢(xún)價(jià)、溝通工作。過(guò)去，同這些供應商的溝通方式也十分“原始”，大量依賴(lài)電話(huà)微信的一對一交流，效率很低。

　　2022年，在Sophia的主導下，58集團采購部聯(lián)合技術(shù)部發(fā)起了SRM（供應商管理系統）建設計劃，通過(guò)搭建數字化系統來(lái)對在庫供應商進(jìn)行統一管理?，F在58集團發(fā)起采購需求后，SRM系統就會(huì )篩選合適在庫供應商自動(dòng)發(fā)送消息。在日常管理中，供應商也可以隨時(shí)上傳更新入庫資料，而系統也會(huì )基于供應商的歷史表現進(jìn)行多維度打分，為供應商管理和評級提供數據支持。Sophia表示，SRM系統上線(xiàn)后，采購部和供應商的互動(dòng)效率以及在庫供應商的質(zhì)量都得到了顯著(zhù)提升。

　　經(jīng)歷了近10年的采購數字化操盤(pán)后，Sophia對于數字化的價(jià)值有著(zhù)自己的理解。她認為，對于大型集團而言，采購數字化最核心價(jià)值就是兩點(diǎn)，一是降低失誤率，二是提高供需匹配度?！耙?8集團為例，我們每年的采購預算高達10多億元，訂單量數以萬(wàn)計，如果沒(méi)有好的數字化工具，沒(méi)有好的線(xiàn)上流程，是非常容易出現失誤的。其次，采購追求的應該是用最合適的供應商來(lái)滿(mǎn)足業(yè)務(wù)需求，而通過(guò)數字系統，我們能夠利用算法從成本、庫存、時(shí)效、服務(wù)、賬期等多維度進(jìn)行篩選，決策效率也遠高于過(guò)往的‘經(jīng)驗主義’?！?br />
　　此外，在過(guò)去兩年中，受不確定外部環(huán)境影響，58集團對于成本管控的要求也越來(lái)越高。Sophia坦言，提升采購人效、降低采購成本也成為她的一項KPI。而借助數字化采購，Sophia也很好地達成了這一目標。據了解，2022年58集團在采購降本方面定下的節省目標是6%，而在Sophia及整個(gè)采購部門(mén)的努力下，58集團2022年實(shí)現了8%的降本，人效方面更是提升了20%。

　　Sophia如此評價(jià)數字化采購，“數字化讓采購工作真正意義上成為公司運營(yíng)體系中的價(jià)值創(chuàng )造中心，它創(chuàng )造的不僅是誠信正直的價(jià)值，同時(shí)通過(guò)更高效的管理體系實(shí)現降本增效。在此基礎上，企業(yè)還能夠通過(guò)對未來(lái)物資價(jià)格、供應趨勢變動(dòng)的智能預測，制定更合理的運營(yíng)計劃，讓供應鏈具有更強的韌性?！?br />